Título Secretario Provincial, Jefe
Sueldo3,000.00
Fecha de Inicio2019-08-21
Fecha de finalización2019-08-30
UbicaciónSecretaría Provincial de Darién, con sede en Chepo
Información del Empleo
  1. RESUMEN DE LAS TAREAS

Gerenciar de forma correcta la Secretaría  Provincial que está bajo su responsabilidad.

Absuelve, en el marco de la Ley Orgánica de la Institución, las consultas legales que formulan los servidores públicos administrativos de las instituciones de la provincia, comarcas (cuando así aplique), incluyendo los Municipios.

Llevar a cabo funciones de coordinación, supervisión y desarrollo de actividades propias de la Secretaría Provincial, según sea el caso y cualquier otra disposición del Despacho Superior.

Brindar orientación ciudadana según lo establecido en la Ley Orgánica de la Institución.

  1. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

Representar de forma profesional y decorosa a la Procuraduría de la Administración y Despacho Superior, en todas las actividades que le sean asignadas a nivel local, provincial, nacional e internacional.

Procurar buenas y armoniosas relaciones con los representantes de organismos gubernamentales, asociaciones y otros grupos que se vinculan directamente con el Despacho Superior, a nivel local, provincial, nacional e internacional.

Ejecutar, personalmente, aquellas funciones o tareas que sean indelegables previstas en el puesto y aquellas afines al mismo, según sea necesario, a nivel local y provincial.

Dar seguimiento a los asuntos importantes o especiales que le sean asignados por el Despacho Superior, para su atención, tramitación y solución oportuna a nivel local y provincial.

Ejecutar planes, programas y proyectos en el ámbito provincial y comarcal, dirigidas a la capacitación de servidores públicos y la comunidad en general.

Promover, planificar y programar en la provincia, capacitaciones en los cuatro (4) ejes temáticos principales: Ética Pública, Mediación Comunitaria, Gestión Pública, Derecho Administrativo, Derechos Humanos y Equiparación de Oportunidades, en conjunto con su equipo de trabajo.

Coordinar con el asistente, la atención al trámite de quejas que se presentan en la Secretaría Provincial.

Realizar y dar el visto bueno de todos los trámites administrativos de la Secretaría Provincial (viáticos, gestiones de cobro, solicitudes, pedidos, notas, entre otras), para remitir al Despacho Superior.

Estar preparado para desenvolverse como facilitador en las actividades de capacitación organizadas por la Secretaría Provincial que representa y cuyos temas sean de su competencia y formación profesional.

Preparar notas, memorandos y otros documentos que debe aprobar y firmar el Despacho Superior, dando así visto bueno a las mismas para ser llevadas a cabo, a nivel local y provincial, según sea el caso.

Mantener la información actualizada, en materia del trabajo que realizan en la Secretaría Provincial, dando seguimiento y supervisión al avance de las actividades y logros de resultados.

Velar por el uso correcto de los recursos y el presupuesto de la Secretaría Provincial a su cargo.

Evaluar el desempeño de los colaboradores que estén bajo su cargo de manera inmediata, incluyendo a los mediadores comunitarios de los distintos Centros de Mediación Comunitaria, ubicados en la provincia.

Aplicar el reglamento interno institucional, según sea el caso, para todos los procesos administrativos vigentes con todo su equipo de trabajo a nivel provincial.

Supervisar los planes, programas y proyectos desarrollados a nivel provincial con el objetivo de  informar y formar a las autoridades locales y a la comunidad en general, en los cuatro (4) ejes temáticos principales: Ética Pública, Mediación Comunitaria, Gestión Pública, Derecho Administrativo, Derechos Humanos y Equiparación de Oportunidades, en conjunto con su equipo de trabajo.

Elaborar informes mensuales de transparencia (o según la frecuencia que se le indique) sobre los resultados de la ejecución de los planes, programas y proyectos relacionados con la administración provincial bajo su responsabilidad.

Llevar a cabo el proceso de atención y orientación ciudadana, según lo establecido en la Ley Orgánica de la Institución.

Atender cualesquiera otras funciones que se requieran y sean de su competencia provincial, solicitadas por el Despacho Superior.

  1. NATURALEZA DE LAS TAREAS

Dar seguimiento a todas las actividades que lleven a cabo los distintos colaboradores de la Secretaría Provincial, velando que las mismas hayan contado con su visto bueno previo y cumplan con los parámetros establecidos por la Procuraduría de la Administración a nivel provincial y nacional.

Realizar supervisión, seguimiento y el apoyo que requieran, los distintos Centros de Mediación Comunitaria, ubicados en las distintas comunidades de la provincia y que están bajo su responsabilidad.

Implementar el hábito de reuniones internas con su equipo de trabajo, una vez al mes, para evaluar los avances de todos los compromisos que recaen sobre la Secretaría Provincial que todos representan.

Atender las funciones y actividades que competan al cumplimiento del Plan Estratégico Institucional 2015-2025, de acuerdo a los compromisos que deriven en el mismo, como responsabilidad directa de la Secretaría Provincial bajo su cargo o cualquier otra función o actividad que le sea asignada.

Guardar la confidencialidad de la información, según el caso y según se requiera.

Hacer uso correcto de los bienes del Estado.

Ser un buen administrador de su equipo de trabajo inmediato.

Procurar el bienestar laboral del recurso humano que esté bajo su responsabilidad.

Velar por que el recurso humano, bajo su cargo, cuente con las herramientas necesarias y requeridas para el correcto funcionamiento y buen desempeño de sus funciones a nivel provincial.

Ser garante del fiel cumplimiento del Reglamento Interno por parte del recurso humano, bajo su cargo, a nivel provincial.

Requiere realizar sus funciones en una oficina adecuada, con escritorio, buena ventilación e iluminación, privacidad, con equipo tecnológico y los materiales de oficina, requeridos para el buen y oportuno desempeño de sus funciones.

Realizar cualquiera otra labor inherente al cargo.

Cualquier otra función que le indique el Despacho Superior.

  1. EXPERIENCIA LABORAL PREVIA

El puesto requiere mínimo de tres (3) años de experiencia en tareas administrativas y jefaturas similares o afines.

Manejo de personal.

  1. EDUCACIÓN FORMAL NECESARIA

Licenciatura en  Derecho y Ciencias Políticas.

Maestría en Docencia Superior.

Postgrado en Docencia Superior.

  1. CONOCIMIENTOS NECESARIOS

Conocimiento en normas y legislación panameña.

Conocimiento de las técnicas de dirección y gestión administrativa.

Conocimiento en técnicas de Mediación Comunitaria.

Manejo de programas computacionales generales (Excel, Word, Power Point, Acrobat,  Internet y correo electrónico)  y sistemas informáticos específicos de la Institución.

Manejo apropiado de recurso humano.

Manejo de técnicas de lectura rápida y comprensiva.

Trabajo en equipo.

Técnicas de gerencia y administración (de ser requeridas).

  1. CONDICIÓN PERSONAL

Capacidad para la toma de decisiones.

Capacidad de análisis y síntesis.

Habilidad para analizar e interpretar normas, reglamentos y procedimientos según la Ley Orgánica de la Institución.

Habilidad para facilitar capacitaciones, tanto a profesionales como a miembros de la comunidad.

Habilidad para evaluar y redactar informes técnicos y administrativos.

Habilidad para trabajar en equipo y conducir correctamente a su equipo de trabajo.

Habilidad para la comunicación interpersonal y para aplicar inteligencia emocional en momentos críticos.

Habilidad para negociación y manejo de conflictos.

Responsable, confiable, discreto, dinámico, práctico, accesible, adaptable, organizado, analítico, objetivo, ingenioso, cortés, con iniciativa y confianza en sí mismo.

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